Un Funcionario de Revisión Médica, o MRO por sus siglas en inglés, es un médico con licencia que revisa los resultados de las pruebas de drogas de laboratorio antes de que un empleador los vea. Cuando un laboratorio reporta una muestra como positiva, adulterada, sustituida o inválida, el MRO investiga si existe una explicación médica legítima antes de que ese resultado sea definitivo. Solo después de que esta revisión se completa, el MRO reporta un resultado verificado al empleador.
Para los empleadores que están construyendo o escalando un programa de pruebas de drogas, es importante entender lo que sucede entre "el laboratorio lo reportó como positivo" y "el empleador se entera". Esa brecha es donde opera el MRO, regido en detalle por la regulación federal para empleadores de transporte sensibles a la seguridad.
Cualificaciones y certificación del MRO
Los requisitos para servir como MRO son específicos. Según 49 CFR 40.121, un MRO debe ser un médico con licencia, ya sea Doctor en Medicina o Doctor en Osteopatía, con licencia en cualquier jurisdicción de Estados Unidos, Canadá o México. Una licencia por sí sola no es suficiente: el médico también debe demostrar conocimiento de los trastornos por abuso de sustancias controladas y las explicaciones médicas alternativas para los resultados positivos, comprender las muestras adulteradas y sustituidas, y mantenerse al día con las regulaciones que rigen el programa.
Certificación inicial
Antes de ejercer como MRO, un médico debe completar una capacitación de cualificación que cubra los procedimientos de recolección, la cadena de custodia, la interpretación de los resultados de las pruebas y las responsabilidades del MRO. Después de la capacitación, el candidato debe aprobar un examen administrado por una junta de certificación de MRO reconocida a nivel nacional, según 49 CFR 40.121. Una de esas organizaciones es el Medical Review Officer Certification Council, o MROCC, cuyo programa se describe en mrocc.org como "reconocido y aprobado por el DOT y SAMHSA".
Recertificación continua
La certificación no es permanente. La regulación exige que los MRO completen una capacitación de recalificación y aprueben otro examen exhaustivo durante cada período de cinco años, cubriendo las mismas áreas temáticas que la capacitación inicial. El MROCC describe este ciclo como "capacitación de recalificación seguida de certificación y recertificación". Los MRO también deben mantener la documentación archivada que demuestre que actualmente cumplen con todos los requisitos y presentarla a solicitud de las agencias del DOT, los empleadores o los agentes de servicio.
La entrevista de verificación y cómo se contacta a los donantes
Una vez que un laboratorio reporta un resultado positivo, adulterado, sustituido o inválido, la primera tarea del MRO es revisar el formulario de cadena de custodia en busca de errores antes de tomar cualquier otra medida. 49 CFR 40.127 exige que el MRO revise la documentación en busca de fallas fatales o corregibles y confirme que el resultado informado coincide realmente con lo que figura en el formulario, un tema cubierto con mayor profundidad en nuestro artículo sobre cadena de custodia y pruebas de drogas defendibles en la corte.
Suponiendo que la documentación sea correcta, el MRO debe realizar una entrevista de verificación con el empleado. 49 CFR 40.129 exige que "esta entrevista debe incluir contacto directo en persona o por teléfono" entre el MRO y el empleado. Esta no es una tarea delegada: 49 CFR 40.131 es explícito en que el MRO debe realizar personalmente la entrevista. El personal puede programar la conversación y explicar las consecuencias de negarse a participar, pero no puede recopilar información médica ni discutir el resultado en sí.
Para contactar al empleado, el MRO debe realizar al menos tres intentos de contacto durante un período de 24 horas, utilizando los números de teléfono que figuran en el formulario de cadena de custodia. Si esos intentos fallan, el MRO instruye al representante designado del empleador, o DER por sus siglas en inglés, para que se ponga en contacto y le diga al empleado que llame al MRO, sin revelar el resultado real.
La ventana de contacto del donante y qué sucede si el empleado no es localizable
Los empleadores a menudo preguntan cuánto tiempo puede retrasarse una verificación por un empleado ilocalizable. La regulación establece límites reales. Según 49 CFR 40.131, una vez que el DER ha contactado exitosamente al empleado y le ha dicho que llame al MRO, el empleado tiene 72 horas para responder antes de que el MRO pueda verificar el resultado sin una entrevista. 49 CFR 40.133 añade un plazo más amplio: si ni el MRO ni el DER, después de realizar y documentar todos los esfuerzos razonables, han podido contactar al empleado en un plazo de diez días, el MRO puede verificar el resultado como positivo o como una negativa a someterse a la prueba sin realizar nunca una entrevista. Cada intento de contacto debe ser realizado y documentado tanto por el MRO como por el DER, no solo reclamado después del hecho.
La verificación sin entrevista no es necesariamente definitiva. La misma sección permite que el empleado regrese dentro de los 60 días y presente evidencia de que una enfermedad grave, una lesión u otra circunstancia le impidió responder a tiempo. Si el MRO considera que esa explicación es creíble, la verificación puede reabrirse.
Explicaciones médicas legítimas y revisión de recetas
No todos los resultados positivos siguen siendo positivos. 49 CFR 40.137 exige que el MRO verifique un resultado como negativo si el empleado presenta una explicación médica legítima para la sustancia encontrada en la muestra. La carga recae en el empleado de plantear esto durante la entrevista y presentar pruebas de apoyo. Si el MRO tiene una base razonable para creer que el empleado puede obtener la documentación relevante, el plazo para presentarla puede extenderse hasta por cinco días.
Una receta válida puede ser suficiente, pero la regulación limita el papel del MRO: el MRO no puede cuestionar si un médico debería haber recetado una sustancia controlada legalmente válida, solo si la receta es genuina y consistente con la Ley de Sustancias Controladas. Para medicamentos obtenidos fuera de los Estados Unidos, el MRO debe confirmar que la sustancia se obtuvo legalmente en ese país, tiene un uso médico genuino en lugar de ser una droga de abuso como la heroína, y se está utilizando de manera apropiada para su propósito previsto.
Incluso cuando un resultado se verifica como negativo, el MRO aún puede señalar preocupaciones sobre la aptitud para el trabajo si el medicamento pudiera afectar la capacidad del empleado para realizar el trabajo de manera segura.
Lo que realmente recibe el empleador
Los empleadores a veces asumen que obtienen los mismos detalles clínicos que revisó el MRO. No es así. Según 49 CFR 40.163, el MRO reporta un resultado verificado ya sea como una copia firmada o sellada del formulario de cadena de custodia, o como un informe escrito limitado a campos específicos: el nombre del empleado y el ID de la muestra, el motivo de la prueba, las fechas de recolección y verificación, el resultado en sí (positivo, negativo, diluido, negativa a la prueba o cancelado), la droga específica detectada para un resultado positivo, y la razón declarada detrás de cualquier cancelación o negativa.
Para los resultados negativos, el MRO también puede informar electrónicamente, utilizando los mismos datos mínimos más la información de contacto del MRO y la fecha de publicación. Lo que los empleadores nunca reciben, independientemente del formato, son valores cuantitativos. La regulación establece claramente que el MRO "no debe proporcionar valores cuantitativos al DER o C/TPA para los resultados de las pruebas de drogas o validez". Un empleador se entera de que un resultado fue positivo y de qué sustancia, no de la concentración detectada. Los registros son retenidos por el MRO durante un año para resultados negativos y cancelados, y cinco años para resultados positivos y negativas.
Cuándo se requiere legalmente un MRO frente a una mejor práctica
La revisión del MRO no es opcional en todas partes, pero tampoco es universal por ley. 49 CFR Parte 40 establece que rige a "todas las partes que realizan pruebas de drogas y alcohol requeridas por las regulaciones de la agencia del Departamento de Transporte", aplicándose a los empleadores de transporte, los empleados de transporte sensibles a la seguridad y los agentes de servicio que los apoyan. Si un programa de pruebas de drogas está bajo una agencia del DOT, ya sea por conducción comercial, aviación, ferrocarril u otro modo regulado, la revisión del MRO de resultados positivos, adulterados, sustituidos o inválidos es una parte requerida del proceso, no un paso de cortesía.
Fuera de ese espacio regulado, nada en la ley federal obliga a un empleador no DOT a dirigir los resultados a través de un MRO. Muchos todavía eligen hacerlo, porque la revisión médica reduce las probabilidades de actuar sobre un resultado causado por una receta válida, y añade un proceso defendible si se impugna una decisión de empleo. Una empresa que realiza pruebas post-accidente después de una lesión laboral se beneficia del mismo rigor descrito en nuestra publicación sobre el procedimiento de pruebas de drogas post-accidente, incluso cuando ninguna norma del DOT requiere un MRO.
Qué buscar a medida que su programa de pruebas escala
Un programa de pruebas que comenzó con un puñado de exámenes previos al empleo se ve muy diferente una vez que cubre sospechas razonables, grupos aleatorios, pruebas posteriores a accidentes y casos de regreso al trabajo en múltiples ubicaciones. A esa escala, vale la pena verificar algunas cosas.
Primero, confirme que la relación con el MRO, ya sea interna o contratada a través de un administrador de terceros, realmente puede cumplir con los requisitos de tiempo de respuesta descritos anteriormente. Un proceso que no puede realizar tres intentos de contacto documentados en 24 horas, o que permite que los casos se extiendan más allá de los diez días sin documentación, crea una exposición legal independientemente de cuán bueno sea el proceso de recolección.
Segundo, observe la cadena de suministro de recolección. Los programas que escalan más allá de las pruebas ocasionales generalmente se alejan de cajas individuales de vasos y comienzan a administrar el inventario a granel, para mantener bajos los costos unitarios y asegurarse de que un evento de prueba nunca se retrase porque un sitio se quede sin suministros. Nuestras opciones de suministro de pruebas de drogas a granel y nuestra gama de vasos para pruebas de drogas están diseñadas para ese tipo de volumen.
Tercero, mantenga la documentación de la cadena de custodia consistente en cada sitio y recolector, ya que esa documentación es lo primero que verifica un MRO antes de que comience la verificación, y lo primero que se examina si se disputa un resultado.
Preguntas frecuentes
¿Todo empleador tiene que usar un MRO para los resultados de las pruebas de drogas?
No. La regulación federal bajo 49 CFR Parte 40 requiere la revisión de un MRO para las pruebas de drogas y alcohol realizadas bajo las reglas de la agencia del Departamento de Transporte. Los empleadores no DOT no están legalmente obligados a usar un MRO, aunque muchos eligen hacerlo por la revisión médica y la documentación adicionales que proporciona.
¿Cuánto tiempo puede tardar el proceso de verificación del MRO si no se puede localizar al empleado?
El MRO y el representante designado del empleador deben realizar y documentar intentos razonables de contacto. Si ninguno puede localizar al empleado en un plazo de diez días, el MRO puede verificar el resultado como positivo o como una negativa a la prueba sin una entrevista, aunque el empleado aún puede presentar una explicación válida dentro de los 60 días posteriores a eso.
¿Puede una receta legal convertir un resultado positivo de una prueba de drogas en uno negativo?
Sí, si el empleado la presenta durante la entrevista de verificación y es consistente con la Ley de Sustancias Controladas. El MRO no puede cuestionar si se debería haber emitido la receta, solo si es genuina, y el MRO aún puede señalar preocupaciones sobre la aptitud para el trabajo incluso después de verificar el resultado como negativo.
¿Qué información recibe realmente el empleador del MRO?
Los empleadores reciben un resultado verificado (positivo, negativo, diluido, cancelado o negativa), la droga específica detectada en un resultado positivo y las fechas relevantes y el motivo de la prueba. El MRO tiene prohibido compartir valores de concentración cuantitativos con el empleador.
